Каждое предприятие, как вновь созданное, так и давно работающее в условиях конкурирующих фирм, стремится эффективно использовать производственные ресурсы , добиться наибольшей производительности труда, рентабельности компании.
Только строгий учет расходуемых средств, анализ проводимых действий каждого, занятого в выполнении своих профессиональных обязанностей сотрудника, позволит достигнуть благоприятной результативности . Этим занимается отдельная группа служащих, работающая в подразделении по организации труда и зарплаты. Они исследуют рациональное использование времени рабочим на определенную операцию с помощью хронометража.
Специалисты добиваются разрешения задач:
Зачастую одни специалисты проводят анализ работы других и дают заключение на функционирующие циклы организации, выявляют недостатки для их устранения.
Основной целью руководителя компании в проведении хронометражного учета рабочих процедур является повышение эффективности производственных процессов, экономичного задействования кадров
.
С помощью специализированного источника специалисты фиксируют сведения широкого спектра, позволяющие регулировать производственные функции. Для этого компетентный сотрудник проводит фиксацию действий, совершаемых работником на определенном участке, описывает их содержание, продолжительность.
В период проведения закрепляют за рабочим конкретное задание, в течение которого:
Получив информацию, работодатель сможет оценить :
Хронометражем выполняют инвентаризацию рабочего временного пространства, выявляют количественные производственные и управленческие показатели.
После выбора цели, с которой проводится наблюдение за циклической, подготовительной, работой, определяются с назначением выполнения мероприятий:
Отсюда делают выводы , какой способ анализа лучше применить, при объектном наблюдении:
Получить эффективные значения проведенной работы можно с помощью двух независимых хронометражистов, чтобы при завершении исследования сверить замеры. Практики советуют выбрать наиболее приемлемый для текущего момента, применяемый на производствах хронометражный вид:
Способы помогают определить руководителю подразделения расход времени на изготовление продукции ручным трудом, подготовку и заключительную часть этого производства, затраты на рабочем месте.
Осуществление хронометражных работ происходит с помощью цифровых или комбинированных записей
. Наблюдения, проводимые, чтобы определить лучшие или лишние движения работника, выполняют фотосъёмками, графическим фиксированием, применяют секундомеры.
Специалист следит за действиями сотрудника и стрелкой прибора, заносит показания в хронокарту.
Перед операцией наблюдатель знакомится с ней, описывает поэтапное выполнение, заполняет лицевую часть формы по:
Подготовительный этап и последующая работа состоит из разделения наблюдения на следующие детали :
Для выполнения последовательных действий необходимо совместить определенные требования с правилами :
Наблюдательные действия не проводятся тайно , о хронометраже заранее предупреждают персонал, когда и для чего он будет выполняться. Обязательно обеспечение на рабочих местах абсолютной безопасности вне зависимости от их специализации.
Чтобы приготовить приемлемую форму для записей, от наблюдателя требуется определиться в следующих моментах :
К примеру, выбран объект служащего офиса, значит, в карте указывают:
Во время наблюдения фиксируют каждую мелочь вплоть до личного переодевания сотрудника и ожидания компьютерной перезагрузки.
Если проверка длительности действий происходит относительно технологического процесса, тогда замеряют время на:
Единицу, с которой предстоит вести подсчеты наблюдений, специалист выбирает наиболее удобную для данного случая:
Выбор зависит от цели проведенного мероприятия, чего желает достичь руководство: эффективного управления или производительности.
Выполнить свою наблюдательную задачу хронометражист может ручным или автоматическим способом, заполнив наиболее приемлемую форму. Наблюдатель использует прибор, следит за действиями рабочего, проводит замеры и вносит данные в таблицу.
Применение метода и дополнительных устройств зависят от объекта , который подвергается проверке. Если руководство пытается узнать скорость работы профильных специалистов, используют автоматизированную фиксацию времени. Параллельная программа осуществит эти действия и выдаст данные о частоте обращений к программному обеспечению.
Что такое автоматический хронометраж рабочего времени, можно узнать из данного видео.
Передача допустимого смысла собранной информации на хронокарту осуществляется через:
Более эффективным будет хронометраж из собранных значений двумя специалистами, это позволяет добыть более точную информацию . На её основе проводят перемещение кадров, издают методики с рекомендациями.
По заполненной таблице можно сделать вывод о способностях одного из рабочих, выполняющего резку металлических заготовок.
| Выполненная работа | Длительность операций по датам | Средняя сумма | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Итого | 180 | 180 | 195 | 197 | 186 | 189 | 207 | 199 | 191,62 |
| 1.02 | 2.02 | 3.02 | 4.02 | 5.02 | 6.02 | 7.02 | 8.02 | ||
| 1. Получил наряд | 30 | 25 | 20 | 35 | 28 | 23 | 25 | 33 | 27,37 |
| 2. Принес в цех материал | 20 | 22 | 23 | 24 | 21 | 28 | 30 | 25 | 24,12 |
| 3. Подготовил рабочий участок | 15 | 16 | 18 | 17 | 13 | 20 | 22 | 21 | 17,75 |
| 4. Наладил оборудование для резки | 20 | 25 | 30 | 25 | 28 | 33 | 40 | 25 | 28,25 |
| 5. Сделал разметку | 35 | 30 | 40 | 35 | 38 | 30 | 36 | 39 | 35,37 |
| 6. Разрезал по чертежам детали | 60 | 62 | 64 | 61 | 58 | 55 | 54 | 56 | 58,75 |
Выполнение работы одного образца происходило в секундах, при режиме производства со скользящим графиком.
Для определения часов нужно:
191,62 / 60 / 60 = 0,053 чел/час
Так как неделя работы состоит из 8 дней, продолжительность каждой смены по нормативу 5 часов, отсюда следует:
5 / 0,053 = 94 шт
Работник за неделю сможет нарезать в среднем 94 детали . Чтобы с точностью рассчитать производительность токарной, слесарной или ремонтной бригады, нужно сделать наблюдение нескольких человек различной подготовленности и профессионализма, учесть выход на перекур, обед и другие отлучки, так как человек не может 5 часов находиться за станком.
Проведение наблюдений на определенном производственном участке происходит по распоряжению руководителя в приказном порядке. С приказом кадры знакомят всех участников и заинтересованных лиц.
В нём оглашается решение руководства относительно:
Когда наступит время выполнения приказа, исполнители выходят на объект и проводят все положенные по требованиям мероприятия, данные заносят в хронокарту.
Плюсом наблюдений и фиксации рабочих процессов, выявление слабых мест, тормозящих рост производительности – все это говорит о пользе выполнения хронометражных работ.
Но не у всех предприятий они прижились, люди отвыкли вручную заполнять документацию. С достоверностью тоже не все гладко в этой области, никто не отменил пока человеческий фактор и мирные договоренности, которые негативно влияют на факты.
Если руководитель грамотно управляет своим персоналом, значит, увеличить фиктивную работоспособность сотрудников не получиться, и он выяснит реальную картину состояния своего предприятия.
Видео о том, как провести хронометраж, представлено ниже.
Организация труда представляет собой совокупность мер, направленных на создание максимально безопасных условий труда для работников (насколько позволяет процесс производства), на поддержание их работоспособности, а также на повышение производительности труда. В организации труда большое значение отводится изучению затрат рабочего времени работников. включает в себя время, в течение которого работник должен исполнять свои обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с трудовым законодательством включаются в рабочее время (ст. 91 ТК РФ). Об исследовании затрат рабочего времени и пойдет речь.
Существуют разные классификации затрат рабочего времени с более и менее подробной разбивкой на отдельные процессы. Но все они, в общем-то, сводятся к единой схеме, разделяющей рабочее время (с организационной точки зрения) на время работы и время перерывов.
Для планирования рабочего времени работников применяется такой метод, как хронометраж рабочего времени. Он предполагает наблюдение за повторяющимися операциями основной работы сотрудника. При этом фиксируется продолжительность выполнения каждой операции, а по окончании рабочего дня (смены) для повторяющихся операций высчитывается среднее. В итоге устанавливается средняя (нормативная) продолжительность выполнения операции. В ходе хронометража может быть составлен наблюдательный лист, в котором регистрируется продолжительность всех операций работника.
В рамках организации труда допускается применение и других методов изучения рабочего времени: фотография рабочего дня, фотохронометраж. По сути с их помощью производится расчет рабочего времени, затрачиваемого на отдельные этапы работы. На его основе проводится анализ использования рабочего времени сотрудника с целью оптимизации временных затрат.
Годовой плановый баланс рабочего времени считается на одного работника исходя из фонда рабочего времени. В балансе рабочего времени на год указывается:
О тайм менеджменте написано множество: и книги, и статьи, и разнообразные рекомендации с подробными методиками. Школы тайм менеджмента опять же понаоткрывали, тренинги, семинары и мастер классы гуру управления временем… Но на практике, зачастую, затрачиваемые на тайм менеджмент усилия, не окупаются реальным повышением эффективности организации рабочего времени, превращаясь скорее в ещё один загадочный ритуал, вроде пятничных отчётов или пения корпоративного гимна по утрам.
Почему так происходит? Отчего разумная, на первый взгляд, идея о чётком планировании рабочего времени и эффективной его организации оборачивается потерей времени и скрытым сопротивлением сотрудников? Что же происходит не так?
К примеру, после окончания Второй мировой войны при восстановлении промышленности Японии американские специалисты столкнулись с неожиданной проблемой: привычные, хорошо работавшие в Америке методики обеспечения высокого качества продукции почему-то в Японии не давали результата.
Методики были переработаны, организованы знаменитые японские кружки качества, сделавшие надпись «произведено в Японии» международным знаком качества. Но когда в 80-е американская промышленность попыталась реэкспортировать «технологии качества» из Японии — проблема повторилась: то, что прекрасно работало в Японии, отказывалось работать в США.
И это не курьёзное исключение. Практически любой перенос управленческих техник без учёта культурных особенностей почти наверное окажется неудачным. Итальянцы не смогут работать по американским стандартам, латиноамериканцы — по азиатским, а то, «что русскому хорошо — немцу смерть».
Но для начала хорошо бы разобраться, а что же такое тайм менеджмент.
По странному стереотипу на практике под тайм менеджментом понимают лишь небольшую и далеко не основную его часть, а именно: хронометраж времени и строгое планирование.
Хронометраж — занятие довольно утомительное, отвлекающее от работы, и нужное, по большому счёту, лишь для анализа стартовых условий перехода к управлению временем, недели на две — три, да и то, в основном, для неспособных самостоятельно проанализировать свою деятельность.
Строгое планирование хорошо подходит для западной культурной традиции, так называемой моноактивной культуры: задачи решаются последовательно, в единицу времени — одна задача. Но крайне сложно приживается в полиактивных культурах, к коим относимся мы, россияне. В результате очень скоро затраты, к примеру, на поддержание плана актуальным становятся сопоставимыми с затратами на основную деятельность и начинают больше мешать, чем помогать.
Так в чём же основная идея управления рабочим временем? Всё просто: управление рабочим временем — это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:
А вот каким именно способом происходит планирование или контроль результатов — тут уж процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.
Несколько техник, реализующих основные принципы тайм менеджмента, получили наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем:
Ну и пару слов о выборе инструмента. Инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное при любом инструменте — это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.
Для большей наглядности рассмотрим конкретный пример, как без специальных знаний можно начать управлять временем, используя лишь здравый смысл, имеющееся в наличии программное обеспечение и базовые представления о тайм менеджменте.
Допустим, существует некая рабочая группа, эффективность деятельности которой необходимо повысить.
Группа работает над проектом, где есть ряд перекрывающихся по времени задач, работа над которыми на разных этапах ведётся разными сотрудниками, и периодически возникают вопросы, требующие оперативного вмешательства руководства.
Какие, скорее всего, возникнут проблемы, если всё управление — в голове руководителя?
1. Если сотрудников больше двух, а задач, над которыми ведётся работа — больше трёх, то у руководителя возникнут сложности с картиной происходящего. А уж если одновременно работа ведётся над несколькими проектами, а сотрудников с десяток, то оперативное управление начнёт поглощать существенную часть рабочего времени как руководителя, так и сотрудников. Как итог — простои в ожидании отклика руководства, недогруженность или перегруженность сотрудников; различные планёрки и пятиминутки занимают всё больше времени, а эффективность их всё ниже. В общем, на лицо все признаки неэффективности управления рабочим временем.
2. Сложность расстановки и поддержания актуальности приоритетов. Исполнители при всём желании не видят картину в целом, руководитель под ворохом текучки забывает поддерживать актуальность приоритетов. Классическая проблема тайм менеджмента, когда в условиях нехватки времени из-за ошибок управления рабочим временем и так дефицитные ресурсы тратятся на второстепенные задачи, а общая работа ещё более тормозится.
3. Периодически возникают конфликтные ситуации из-за недопонимания, неправильного понимания или несправедливой оценки деятельности. А значит, рабочее время тратится на неконструктивное выяснение отношений, да и общая негативная атмосфера в коллективе снижает эффективность работы.
4. Многократно приходится проделывать одну и ту же работу. К примеру, один раз для того, чтобы внести изменения в ход работ, второй раз — чтобы разобраться в конфликтной ситуации, третий — для подготовки отчёта по ходу работ и т.д. Раз за разом тайм менеджеру приходится вникать в одну и ту же ситуацию.
5. Сложность формализации процессов. Слишком многое хранится в головах, передаваясь из уст в уста с неизбежными искажениями, задержками и потерями. В результате, резко увеличиваются затраты времени при передаче задачи другому исполнителю, а введение нового сотрудника способно существенно отодвинуть сроки завершения проекта.
6. Анализ хода исполнения проекта в итоге окажется затруднённым и часто необъективным, а значит — растёт вероятность повторных ошибок и превышения сроков проекта, увеличение потерь из-за неэффективного управления, в том числе, и рабочим временем.
И что в итоге? В итоге выполняется большое количество лишней работы, при этом затраты времени на конструктивную деятельность могут быть даже ниже, чем на поддержание рабочего процесса. В таких условиях попытка в лоб, без устранения причин неэффективной траты рабочего времени, внедрить процедуру тайм менеджмента, скорее всего, только усложнит ситуацию. Временные затраты на управление станут ещё больше, а сил на продуктивную деятельность — меньше.
С другой стороны, даже сама попытка выявить и устранить узкие места в управлении даст заметный эффект, усиленный азами тайм менеджмента. В результате, в соответствии с правилом Парето, затратив 20% усилий, общую эффективность можно будет поднять до 80%.
Проиллюстрируем на примере, как подобный эффект можно получить в случае использования азов тайм менеджмента и системы управления заданиями @Управление в качестве инструмента. Итак:
1. Руководитель распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.
При необходимости руководитель наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог — существенно экономится время всех сторон, но особенно — руководителя, а эффективность работ при этом повышается.
2. В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит — выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя.
3. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.
4. Однажды введённая информация может использоваться многократно. К примеру, в одной форме — для определения хода работ по проекту, в другой — для анализа загрузки сотрудников, в третьей — для подготовки отчётности по проекту.
В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.
5. Введение простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.
В таком разрезе тайм менеджмент будет работать, для этого не надо оканчивать специальные курсы или приглашать консультантов. Немного здравого смысла, чуть-чуть порядка и подходящий инструмент — и управление рабочим временем из академической дисциплины становится повседневной действительностью.
скачать @Управление
Метки: time management, тайм менеджмент, управление временем, диаграмма ганта
Утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты от 26.11.2004 N 134
Форма 5 ——————————————————————— ¦ Хронометражная карта N ¦ Лист 1 ¦ +————————————————-+—————-+ ¦Организация ¦ +——————————————————————+ ¦ Рабочие ¦ +——————————————————————+ ¦ Фамилия ¦ Профессия ¦Разряд¦ Стаж ¦ % ¦Возраст,¦ Пол ¦ ¦ И.О. ¦ ¦ ¦работы¦выполнения¦ лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ норм ¦ ¦ ¦ +————+————+——+——+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+——+——+———-+———+——-+ ¦Наименование операции ¦ +——————————————————————+ ¦Сведения о предмете труда ¦ +——————————————————————+ ¦Оборудование ¦ +——————————————————————+ ¦ Наименование ¦ Технические характеристики ¦ +——————+————————————————+ ¦ ¦ ¦ +——————+————————————————+ ¦ Инструмент ¦ Приспособления ¦ +——————————-+———————————-+ ¦ ¦ ¦ +——————————-+———————————-+ ¦Порядок обслуживания рабочего места ¦ +——————————————————————+ ¦Схема организации рабочего места ¦ +——————————————————————+ ¦Другие сведения ¦ ——————————————————————— ——————————————————————— ¦Хронометражная карта N ¦ Лист 2 ¦ +———————————————————+———+ ¦N ¦Наимено- ¦Фиксаж-¦Индекс¦N замера ¦Фактор ¦ ¦п/п¦вание ¦ные ¦вре- +——T——T——T——-+продолжи-¦ ¦ ¦элемента ¦точки ¦мени ¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦ 5 ¦6 ¦7 ¦и ¦тель- ¦ ¦ ¦работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т.д.¦ности ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦ 9 ¦10¦11¦ 12 ¦ 13 ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦Т мин ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сек ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ П ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———- ——————————————————————— ¦ Хронометражная карта N ¦ Продолжение ¦ ¦ ¦ листа 2 ¦ +—————————————————-+————-+ ¦N ¦Сумма времени ¦Коэффициент устойчивости ¦Средняя ¦ ¦п/п¦замеров, с ¦хроноряда ¦продолжительность, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦с ¦ ¦ +—————+—————————+——————-+ ¦ ¦факти- ¦после ¦норма- ¦факти- ¦после ¦факти- ¦после ¦ ¦ ¦ческая ¦улучше-¦тивной ¦ческой ¦улучше- ¦ческая ¦улучше- ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦хроно- ¦ ¦ ¦хроно- ¦ ¦хроно- ¦ ¦ ¦ ¦ряда ¦ ¦ ¦ряда ¦ ¦ряда ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ 1 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ Замечания наблюдателя о дефектных замерах ¦ ———————————————————————
Примечание:
Т — текущее время,
П — продолжительность выполнения элемента операции.
Источник страницы с документом: http://belforma.net/бланки/Карта/Хронометражная_карта_Форма_5
Фотография рабочего дня - способ непрерывного наблюдения за рабочим процессом на предприятии для изучения использования всего рабочего времени, а так же измерения затрат времени на протяжении каждой смены.
Целью данного наблюдения является повышение производительности труда.
Фотография рабочего дня необходима при решении некоторых задач:
Фотографии рабочего дня зависят от цели их проведения и поэтому могут быть различных видов: индивидуальна, бригадная, маршрутная и др.
Предприятие самостоятельно разрабатывает форму данного документа. Она предполагает заполнение всех реквизитов, которые являются необходимыми при дальнейшем анализе. К ним относится:
Этапы проведения фотографии рабочего дня:
Фотография рабочего дня дает возможность провести анализ использования рабочего времени, выявить устаревшие или же ошибочные нормы, определить объем производимой продукции в час, а так же за рабочую смену в целом.
Хронометраж рабочего времени – это повышение личной эффективности руководителя и сотрудников, система управления временем и его распределение в течение рабочего дня.
Наверное, многим руководителям знакома ситуация, когда коллектив активно работает, а результатов их работы почему-то не видно. Причин, конечно же, много. Однако, в первую очередь, стоит оценить, насколько эффективно каждый сотрудник в Москве или любом другом городе делает свою работу. В этом случае необходимо провести хронометраж рабочего времени. Такой пример исследования не только дает понять, как и куда используют сотрудники свое рабочее время, но указывает на причины их неэффективной работы.
Документальное оформление тренинга сотрудников - это хронометраж рабочего дня. Для получения истинных результатов исследования, фиксацию событий необходимо производить не менее одной-двух недель.На основе полученных данных необходимо:1. осуществить полный анализ информации;2. выявить, какие операции окружающих сотрудников занимают много времени, но не дают никакого эффекта;3.
разработать нововведения;4. внедрить желаемые изменения.
В большинстве случаев, хронометраж используется как важный инструмент, для выявления того, почему при интенсивной работе нет ожидаемых результатов. Хронометраж рабочего времени помогает определить есть ли эффект работы коллектива и какой он.
Как вести хронометраж рабочего времени каждый для себя решает сам, главное, чтобы фиксировались абсолютно все занятия достоверно и правдиво. Для фиксации занятий можно использовать классический вариант журнала в бумажном виде, либо вести свои наблюдения и фиксировать все в электронной таблице на компьютере.Если речь идет о бумажном бланке, то обязательными пунктами для фиксации будут следующие показатели:1. время, когда сотрудник приступил к работе;2. время, когда сотрудник окончил свою работу;3. название и суть работы, которую он выполнял за определенное время.
Классическая бумажная форма ведения хронометража рабочего времени имеет существенные недостатки:1. Во-первых, процесс записи трудоемкий и требует затрат времени. В классическом понимании этого процесса участвуют три постоянных показателя: бумага, ручка и таймер.2. Во-вторых, имеется влияние на целостную работу компании. Если поручить коллеге самостоятельно сделать хронометраж своего рабочего дня, то он будет больше отвлекаться на записи, чем на работу. Если выделить отдельного для этого занятия сотрудника, то возможно по причине отсутствия компетенции в том или ином вопросе, он может дать неправильную оценку работы своего подопечного.3. В-третьих - массовая компьютеризация труда. Рядовой офисный сотрудник целый день проводит за компьютером, поэтому очень трудно оценить, насколько эффективно он работает с той или иной задачей.Как видите, минусов от такой работы больше, чем плюсов.
В эпоху массового использования компьютеров, как для личного пользования и когда идет рабочий процесс, целесообразно проводить автоматизированный хронометраж с помощью сервиса учета рабочего времени Yaware.Online.Почему такая система эффективна для анализа современного офиса:1. точные записи всего того, чем занимался сотрудник на рабочем компьютере (буквально до 1 минуты);2. фиксация момента того, когда сотрудник переключается на другое дело. Этот результат помогает оценить умение сотрудника сосредотачиваться на одном деле. Ведь для того, чтобы вернуться к предыдущей задаче, после паузы понадобится не менее 15 минут рабочего времени; хронометраж ведется круглые сутки;3. удобный интерфейс программы позволяет вести фиксацию всех показателей в фоновом режиме, что не будет отвлекать сотрудников от выполнения их обычной работы. Уже по истечении первых двух недель наблюдения, можно будет увидеть эффективность каждого из сотрудников компании.
Помимо вышеперечисленных методов анализа затрат рабочего времени, можно использовать еще один подход - хронометраж и фотография рабочего дня. Возможно, многие воспринимают эти два схожих понятия как синонимы, но на самом деле между ним есть существенные различия.
1. для проведения хронометража используется самостоятельно выбранный промежуток времени, т. е. хронометраж рабочего времени, к примеру, суток, недели, месяца. Фотография рабочего времени - это более официальное мероприятие, так как в качестве организаторами зачастую выступает работодатель, а не вы сами;2. при хронометраже вы имеете возможность самостоятельно выбрать вариант учета данных (бумажный или автоматизированный) и метод анализа полученных данных. Фотография предусматривает заранее оговоренные варианты в форме таблицы, протоколов или форм. Таким образом, весь процесс регламентирован процедурами, которые утверждены ответственными лицами. Как видите, на самом деле, хронометраж и фотография рабочего дня - это два абсолютно разных процесса.Для корректной организации, весь период исследования подразделяет на ряд этапов:1. Подготовительный этап: изучение технических условий проведения, определение сроков исследования, определение объекта и очередности «фотографирования».2. Этап фотографирования: приказом оформляется дата начала процедуры, уведомляется персонал и проводится инструктаж.3. Этап анализа полученных данных: выявление самых затратных операций, самых длительных промежутков бездействия или простоя работы, определения тех действий, которые сейчас в дефиците.4. Этап оптимизации предполагает разработку путей решения, направленных на устранение выявленных в процессе исследования дефектов в использовании рабочего времени.
Хронометраж рабочего времени представляет собой технологию изучения различных временных затрат посредством измерения и фиксации длительности действий, которые подлежат выполнению.
Хронометраж включает в себя описание рабочей системы, и в особенности технологии производства, условий и способа труда, а также определяет относительное количество, степень результативности, параметры влияния и фактическое время для различных этапов рабочего процесса. После этого фактическое время уже непосредственно оценивается для того, чтобы определить требуемое время для выполнения различных этапов процесса, и это представляет собой главную цель, которую несет в себе хронометраж рабочего времени.
Вместе с другими методами изучения рабочего процесса хронометраж достаточно сильно зависит не только от типа исследуемых рабочих заданий, но еще и непосредственно от цели проводимого исследования. Таким образом, к примеру, если запланированное время, которое определил хронометраж рабочего времени, должно будет использоваться в действующей системе оплаты труда для точного определения зарплаты, то в данном случае требования проведения хронометража будут отличаться от тех ситуаций, когда данные времени определяются для того, чтобы рассчитать уровень загрузки доступных для производства средств. Помимо этого, достаточно важно вести учет частоты использования получаемой информации.
Другие варианты проведения хронометража уже зависят от иных условий:
При этом хронометраж рабочего времени, образец которого можно увидеть в современных компаниях, предусматривает тщательное протоколирование результатов проводимого наблюдения. Для этого у того лица, которое является ответственным за сбор информации, присутствует специализированное устройство для измерения времени, а также соответствующие листы.
Протокол, в который включен хронометраж рабочего времени (образец этого документа или любой другой формат) должен быть воспроизводимым. Различные сопутствующие обстоятельства, при которых получались измеряемые значения, также должны браться в учет в качестве параметров влияния значений времени. Если то лицо, которое является ответственным за учет информации, получает поручение о хронометраже рабочего времени, то у него должна быть возможность, используя такие данные, составить абсолютно новую рабочую систему, которая сможет поставить сопоставимые результаты, сравнимые с теми, которые фиксировались в уже использованной рабочей системе. Если данное условие в конечном итоге будет выполнено, то можно сказать о том, что использованные методы хронометража рабочего времени являются воспроизводимыми. Это достаточно важный момент, который нужно учитывать.
Эти требования являются важными в первую очередь для того, чтобы ответить на основные вопросы, которые включает в себя хронометраж рабочего времени. Пример таких вопросов:
Определяя цель использования параллельно с упомянутыми выше возможностями, следует в первую очередь определить, будет ли выбранная система хронометража оцениваться для определения значений планового времени. Помимо этого, в большинстве случаев хронометраж рабочего времени, пример которого можно наблюдать в современных компаниях, имеет смысл только в том случае, если исследуемый процесс организуется так, что в будущем он уже станет встречаться при таком же варианте производства, технологии труда и тех же условиях.
Осуществляя хронометраж, надо проводить различные предписания и, в частности, информировать соответствующих лиц. После этого, перед тем как проводить хронометраж рабочего времени медицинской сестры или любого другого сотрудника, нужно будет определиться с тем, как именно будет осуществляться измерение времени, а также какие станут использоваться инструменты. Эти вопросы в преимущественном большинстве случаев свободно решаются заранее. На данном этапе достаточно важно подготовить лист хронометража, включая тщательное заполнение его лицевой стороны. При серийной работе на обратной стороне уже могут дописываться различные этапы производства, для которых определяются значения времени.
Вне зависимости от того, проводится хронометраж рабочего времени медицинской сестры, бухгалтера или любого другого сотрудника, нужно учитывать определенный ряд требований и правил:
Каждый отдельный этап процедуры измерения начинается определенным начальным, а заканчивается конечным событием. Последнее представляет собой, соответственно, начальное событие следующего. При этом начальное событие каждого отдельного этапа процесса должно задаваться началом первого элемента, а конечное событие задается, следовательно, концом последнего элемента. В качестве момента измерения времени воспринимается заключительное действие этапа процесса. Исключением из данного правила можно назвать начало хронометража, которое является совпадающим с начальным действием первого этапа.
Если раньше, когда проводился хронометраж рабочего времени бухгалтера или же представителей других профессий, все результаты как считывались, так и заносились в соответствующий лист исключительно вручную, то на сегодняшний день в этих же целях используются специализированные электронные устройства, которыми измеряется время.
Есть несколько видов устройств:
При этом стоит отметить тот факт, что вне зависимости от типа прибора он должен полностью соответствовать следующим критериям:
Помимо всего прочего, для обеспечения работы электронных устройств нужно обеспечить соблюдение таких технических требований:
Возможности приобретенного вами устройства должны всецело соответствовать производственным затратам, а также затратам на поставку. Помимо всего прочего, целесообразным является присутствие в устройстве функций для проведения мультимоментных наблюдений и в случае необходимости анализа заданных значений времени при использовании этих систем.
Наиболее распространенными на сегодняшний день являются специализированные электронные системы измерения времени. В данном случае измерение, регистрация, а также проведение тщательной оценки временных данных проводятся при помощи электронных систем, в связи с чем появляется возможность для:
При этом практически любой хронометраж рабочего времени (образец заполнения) предусматривает поддержку системы хронометража распределенного времени при групповой работе, а также поддерживает функцию мультимоментного наблюдения.
Есть две основные технологии хронометража – по единичному или же прогрессивному времени.
Прогрессивное время представляет собой время от начала проводимой процедуры хронометража и до конечного события определенного этапа процесса. Если же речь идет о единичном измерении, то в каждой отдельной точке замера начинается абсолютно новый отсчет времени, вследствие чего отдельные этапы процессе измеряются по одному.
Структура, а также последующая запись информации в формуляры уже непосредственно зависит от очередности измеряемых этапов процесса, которые подразделяются на несколько категорий:
В зависимости от типа работы, а также особенностей, которые имеет хронометраж рабочего времени (образец заполнения см. выше), выбирается и конкретная технология.
Работа по проведению хронометража рабочего времени состоит их следующих этапов:
Основным документом при хронометраже является карта хронометража рабочего времени, образец заполнения и пример которой приведены ниже.
На подготовительном этапе хронометража рабочего времени необходимо провести:
Наблюдаемые работники для целей разработки норм труда должны выбираться из числа сотрудников со средней производительностью. При большой доле физического труда необходимо выбирать исполнителей со средними психофизическими данными. Желательно исключить из наблюдения новичков и работников с большим стажем.
Если целью хронометража рабочего времени, например, является установление факторов невыполнения норм труда, для наблюдения должны формироваться две выборки исполнителей – стабильно не выполняющие и стабильно перевыполняющие установленные нормы. Психофизические данные и стаж работы при этом не важны.
В случае, когда цель хронометража рабочего времени состоит в повышении производительности труда, образцом для наблюдений могут являться лучшие рабочие, «передовики производства».
Определение состава технологических операций обычно проводится до начала хронометража, во время проведения фотографий рабочего времени. ФРВ позволяет изучить различные варианты типовых комплексов рабочих операций и составить целевой перечень. Желательно, чтобы целевой комплекс рабочих операций был согласован техническими и производственными службами предприятий.
Удобство проведения замеров при хронометраже рабочего времени зависит от выбора фиксажных точек наблюдения для каждой рабочей операции. Фиксажные точки устанавливают границы начала и завершения операций, и в идеале должны сопровождаться хорошо различимыми внешними признаками – движениями рабочего, звуками инструмента или сигналами оборудования. Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.
Рис. 1. Образец заполнения перечня технологических операций для хронометража рабочего времени (пример).
Для расчёта необходимого количества наблюдений при хронометражах рабочего времени используется коэффициент устойчивости хроноряда. Использование данного коэффициента позволяет стабилизировать выборку полученных при наблюдениях значений, исключив крайние (минимальные и максимальные) значения, которые признаются случайными. Стабильной считается выборка, у которой отношение минимального значения к максимальному меньше нормативного коэффициента устойчивости хроноряда. Для определения данного коэффициента можно использовать следующую таблицу:
Рис. 2. Образец (пример) количества замеров для хронометража рабочего времени.
Количество необходимых наблюдений (замеров) каждой технологической операции указано в ячейках данной таблицы и зависит от типа производства, характера работы и длительности операции. В скобках ячеек таблицы приведены справочно коэффициенты устойчивости хроноряда, которые понадобятся в дальнейшем при обработке результатов наблюдений для исключения случайных значений.
Заключительной частью подготовительного этапа является подготовка бланков листов хронометража рабочего времени.
Рис. 3. Образец заполнения карты хронометража рабочего времени
Заполнение образца карты хронометража рабочего времени:
До начала наблюдения необходимо проконтролировать наличие на рабочем месте нормальных (типичных) условий труда и подготовить наблюдаемого работника – рассказать о целях мероприятия и обсудить процедуру наблюдения.
Для проведения хронометража рабочего времени используются обычные электронные секундомеры, в идеале, с функцией хранения результатов замеров в памяти, - это позволит заносить данные в таблицу по результатам серии замеров и ускорит работу нормировщика.
Существует несколько способов проведения хронометража рабочего времени. При сплошном хронометраже наблюдение осуществляется непрерывно до получения нужного количества замеров. Этот способ можно использовать на серийном производстве с постоянно повторяющимися циклами работ. При данном способе можно обойтись только начальными фиксажными точками, так как конец одной операции в моменте совпадает с началом следующей.
В некоторых случаях организация труда не позволяет организовать хронометраж сплошным образом, и тогда применяется способ выборочного хронометража. Отличие состоит в возможности замерять по-отдельности каждую входящую в работу операцию с замерами начальной и конечной фиксажной точек.
Обработка результатов хронометражей рабочего времени заключается в анализе коэффициентов устойчивости хроноряда, расчёте средне-аналитического времени на каждую операцию и суммировании результатов замеров.
По результатам анализа фактического времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по повышению производительности труда и скорости выполняемых операций, проводится анализ соответствия полученных норм с утвержденными и с фактически имеющейся выработкой.
