Система Казначейства широко применяется на многих предприятиях, работающих в 1С. Особенно она важна на крупных предприятиях, но в последнее время и небольшие компании оценили ее практическую значимость и необходимость.
Рассмотрим пример внедрения одной из систем казначейства на базе 1С — БИТ.ФИНАНС (далее — Казначейство) .
По сути БИТ:Финанс-Стандарт является доработанным модулем ввода заявок на расходование денежных средств, который был ранее в Управлении Торговлей, УПП и других конфигурациях. Системы, основанные на других программных продуктах не рассматривались в принципе, исходя из первоначальной задачи.
В самом начале был пройден семинар по преимуществам работы в Казначействе, проведены пробные исследования системы, по результатам которых был сделан вывод, что Казначейство (БИТ:Финанс-Стандарт) — удобное решение для планирования движения денежных средств и составления отчетов по ним в разрезе нужных аналитик.
До запуска системы в работу необходимо систематизировать подход по подготовке следующих справочников:
Статьи оборотов
Проекты
Номенклатурные группы.
Данные разрезы аналитик в дальнейшем будут использоваться в бюджетировании, т.е. их составление должно быть произведено с учетом возможностей в дальнейшем получать сопоставимые бухгалтерские данные и давать полную информацию о всех денежных потоках. Для статей оборотов желательно группировать элементы по группам в соответствии со стандартами составления финансового плана.
Проекты имеют уровни, по проектам, в которых есть несколько составляющих элементов можно допускать подуровни, однако надо понимать, что в дальнейшем это усложнит работу по отражению информации, т.к. часть работ, как правило относится к проекту в целом. Таким образом, подпроекты имеет смысл создавать тогда, когда без введения такой подгруппы нет возможности выполнить какую либо задачу.
Предполагается, что в базу изначально введены Организации, часть Контрагентов, Исполнителей (с прописанными ролями) и т.п. Введение пользователей, определение ролей, определение доступа прописано в руководствах недостаточно. Особенно при разграничении прав на уровне записей может пригодиться поддержка консультантов фирмы. При упрощенном методе в небольшой фирме — знаний на уровне руководства может быть достаточно.
По завершению процесса ознакомления с программой и введения определенных статей оборотов и элементов др. справочников, необходимо продумать схему документооборота системы Казначейства. Важно понимать, что она должна быть не такая какую советует аналитик, а такая чтобы была удобна всем, пользующимся ей для ввода и получения информации, но при этом соответствовала логике действий в программе.
Первым образующим документом системы является Заявка на расходование денежных средств. В данной заявке аккумулируется вся информация в дальнейшем используемая в системе.
Для ввода Заявки необходимо войти в систему, указав пользователя и пароль, найти панель «Казначейство» — документ «Заявка на расходование денежных средств».Ответственные за заявку выбирают вид операций, которым они занимаются, согласно табл.1.
Таблица 1
Пример столбцов в таблице: Ответственные за ввод и согласование заявок по видам операций
Ввод новой заявки производится Исполнителем.
Эта разработка предназначена для среднего и крупного бизнеса, фирм и предприятий любой отрасли, имеющих сложноструктурированные денежные потоки, в том числе по инвестиционной деятельности, значительное число казначейских операций, требующих оптимизации и контроля со стороны Генерального директора, Финансового директора, Главного казначея, Главного бухгалтера, Начальника планово-экономического отдела и других руководителей финансовых служб. Решение позволяет строить произвольные бюджетные модели и гибко настраивать правила формирования фактических данных и отчетных форм план-фактного анализа.
Преимуществом решения является не только его богатый функционал, но и учет психологии пользователя: интерфейс формы ввода бюджета максимально приближен к Microsoft Office Excel, что позволяет минимизировать трудности привыкания пользователей к новому продукту и существенно уменьшает затраты на заполнение документа. Данная концепция обеспечивает быстрый перевод планирования с MS Excel на новое решение.
С помощью автоматизации на базе «БИТ: Казначейство и Бюджетирование. ПРОФ» существенно повышается эффективность бизнес - процессов:
Таблица сравнительных характеристик
Функция |
КИБ.СТАНДАРТ |
КИБ. ПРОФ |
ЦЕНА, рублей |
50 000 |
95 000 |
Подсистема "Управление денежными средствами (Казначейство)" |
|
|
Заявки на расходование и поступление денежных средств | ||
Контроль лимитов по бюджету в заявках | ||
Реестры платежей по договору | ||
Автоматическое формирование платежных документов | ||
Платежный календарь и План-фактный анализ | ||
Хранение сканированных копий счетов, договоров и актов | ||
Подсистема "Бюджетирование" |
|
|
| ||
| ||
| ||
Подсистема «Учет договоров» |
|
|
Хранение дополнительной информации по договору | ||
Автоматическое формирование графика платежей и поступлений ДС | ||
Настройка правил согласования и визирования любых документов | ||
Анализ данных |
|
|
Универсальный отчет по произвольным источникам данных |
| |
Универсальный отчет приближенный к MS Excel |
| |
Детализация информации |
|
|
Механизм «Назначение дополнительных управленческих аналитик документов» | ||
Механизм «Планирование и анализ по произвольным аналитикам» | ||
Сервисные механизмы |
|
|
Универсальный импорт справочников и документов из MS Excel | ||
Интерактивная система настройки прав доступа пользователей | ||
Реестр замечаний (Service-Desk) |
Зависит от количества лицензий на платформу 1С
Программный продукт «БИТ: Казначейство и Бюджетирование» не является самостоятельной программой, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.1" и продукта «1С:Бухгалтерия 8».
Цены на программный продукт
Название | Цена Руб.
|
---|---|
БИТ: Казначейство и Бюджетирование 8. ПРОФ для «1С:Бухгалтерия 8» | 95000
|
БИТ: Казначейство и Бюджетирование 8. ПРОФ для «1С:Комплексная автоматизация 8» | 120000 |
БИТ: Казначейство и Бюджетирование 8. ПРОФ для 1С: Управление производственным предприятием 8 | 150000 |
БИТ: Казначейство и Бюджетирование 8. ПРОФ. Дополнительная лицензия для удаленного офиса | 20000 |
БИТ: Казначейство и Бюджетирование 8. ПРОФ. Дополнительная лицензия для ноутбука | 5000 |
Описание функциональных возможностей
Подсистема "Управление денежными средствами (Казначейство)"системы БИТ.Финанс позволяет:
В результате использования подсистемы «Казначейство» Вы сможете:
Оперативное планирование
На основании согласованного списка Заявок Казначейство формирует реестр платежей на каждый день и АВТОМАТИЧЕСКИ формирует платежные документы.
Подсистема «Бюджетирование» в линейке решений БИТ.Финанс позволяет решать такие задачи бюджетирования, как:
Неограниченное количество бюджетов
Система позволяет вводить любое количество бюджетов разных видов, включая бюджет движения денежных средств (БДДС или Cash flow), бюджет доходов и расходов (БДР или P&L) и бюджет по балансовому листу (ББЛ или Balance sheet). Набор и структуру бюджетов пользователь может разрабатывать самостоятельно.
Ввод бюджетов осуществляется через «Форму ввода бюджетов» - универсальный конструктор ввода с удобным интерфейсом, максимально приближенным к Excel. Бюджеты вводятся в разрезе: ЦФО, Статей, Проектов, Контрагентов, Договоров, Номенклатуры и Номенлатурных групп, расчетных счетов.
Формирование Бюджета движения денежных средств (БДДС)
Удобная табличная форма ввода данных по бюджету как в «Excel» упростит работу Ваших сотрудников в программе и минимизирует время на их обучение по работе с программой.
Наличие возможности расшифровывать каждое значение таблицы данных по бюджету позволит Вам указать, что включает в себя каждая цифра бюджета с расшифровкой вплоть до контрагента, договора, проекта, номенклатуры товара.
Наличие механизма согласования и утверждения бюджетов позволит персонализировать ответственность менеджеров компании за составление бюджетов и установить контроль за процедурой составления и утверждения бюджетов.
Гибкий механизм настройки формы ввода данных по бюджетам ЦФО позволит формировать для различных ЦФО бюджеты в различных разрезах (по статьям расходов, по контрагентам, по договору контрагента, по проектам), позволяя формировать для каждого ЦФО индивидуальный бюджет.
Возможность планирования по разным бюджетным периодам (месяц, квартал, год и т.д.) позволит Вам формировать несколько вариантов бюджетов - долгосрочные и краткосрочные.
Наличие функции установки автоматического контроля за исполнением бюджета гарантирует исполнение платежной дисциплины и позволит избежать манипулирования со стороны отдельных сотрудников.
Возможность при установке контроля исполнения бюджета выбрать один или несколько контролируемых показателей позволит изменять степень контроля от минимального до аксимально возможного.
Программа позволяет автоматически корректировать плановые данные бюджетов с учетом свершившегося факта, то есть переносить неизрасходованные суммы средств в завершившемся периоде (согласно утвержденного бюджета) на оставшиеся плановые периоды. Это позволит Вам исключить возможные ошибки при ручной актуализации бюджетов.
Наличие гибкого механизма настройки отчетов позволит Вам формировать отчеты в различных разрезах планирования, а также сохранять несколько вариантов настройки бюджетов.
ЗАДАНИЕ №1. На предприятии имеется готовый перечень статей бюджета движения денежных средств. Каким образом загрузить справочник «Статьи оборотов» из MS Excel?
ЗАДАНИЕ №2. Что делать, если центры финансовой ответственности отличаются от перечня подразделений организации? Возможно ли синхронизация справочника «ЦФО» и «Подразделения организации»?
ЗАДАНИЕ №3. Каким образом в БИТ.ФИНАНС можно запланировать данные по бюджету движения денежных средств (БДДС)?
ЗАДАНИЕ №4. Как в БИТ.ФИНАНС сформировать сводный отчет по БДДС по всем ЦФО?
ЗАДАНИЕ №10. Как отделить внутренние платежи (например, перемещение средств между банковскими счетами) от прочих платежей?
ЗАДАНИЕ №11. Где в заявке на расходование денежных средств установить расчетный счет, с которого будет осуществляться перевод денежных средств?
ЗАДАНИЕ №12. Для платежей в у.е. требуется использовать при пересчете курс ЦБ + 5%. Каким образом запланировать подобный платеж?
ЗАДАНИЕ №13. Требуется оплатить заявку на расходование денежных средств частями: половину сегодня, а вторую половину через несколько дней. Как отразить это в БИТ.ФИНАНС?
ЗАДАНИЕ №14. Каким образом расширить перечень управленческих аналитик в документе «Заявка на расходование денежных средств»? По ряду платежей требуется заполнять аналитику «Регион» и «Физические лица».
ЗАДАНИЕ №15. Как поступить инициатору платежа, если контрагент в базу ещё не внесен, но требуется запланировать платеж?
ЗАДАНИЕ №16. Работа и назначение документа «Прогноз платежа».
ЗАДАНИЕ №17. Как запланировать поступление денег от покупателя?
ЗАДАНИЕ №18. Работа с графиками платежей в БИТ.ФИНАНС
ЗАДАНИЕ №19. Автоматическое и ручное закрытие заявок на расходование денежных средств, которые не предполагается оплачивать.
ЗАДАНИЕ №20. Корректировка бюджета движения денежных средств и влияние данной корректировки на лимиты на расходование денежных средств
ЗАДАНИЕ №21. Каким образом оплатить одну статью за счет другой статьи?
ЗАДАНИЕ №22. Каким образом провести заявку сверх бюджета?
ЗАДАНИЕ №23. Групповое визирование документов с помощью «Рабочего места визирования»
ЗАДАНИЕ №24. Можно ли как-то визуально выделить утвержденные заявки в журнале документов?
ЗАДАНИЕ №25. Бухгалтерская служба предприятия может отражать данные по движению денежных средств с опозданием, например, раз в несколько дней. Каким образом можно внести управленческие остатки денежных средств?
ЗАДАНИЕ №26. Работа с документом «Платежный календарь»
ЗАДАНИЕ №27. Рабочее место казначея
ЗАДАНИЕ №28. Как сформировать и оплатить реестр заявок на расходование денежных средств?
ЗАДАНИЕ №29. План-фактный анализ по бюджету движения денежных средств
ЗАДАНИЕ №30. Отражение факта по БДДС. Ручное заполнение управленческих аналитик в платежных документах.
ЗАДАНИЕ №31. Отражение факта по БДДС. Автоматическая подстановка управленческих аналитик на основание соответствия с бухгалтерской аналитикой.
ЗАДАНИЕ №32. Отражение факта по БДДС. Подстановка управленческих аналитик из договора контрагента.
ЗАДАНИЕ №33. Отражение факта по БДДС. Отражение комиссии банка в БДДС и БДР одновременно.
ЗАДАНИЕ №34. Отражение ФАКТА по БДДС. Перевод денежных средств между расчетными счетами организации.
ЗАДАНИЕ №35. Отражение курсовых разниц в ФАКТЕ по БДДС
ЗАДАНИЕ №36. Отчет «Сценарное прогнозирование»
ЗАДАНИЕ №37. Актуализация БДДС
ЗАДАНИЕ №38. Отчет «План-фактный анализ по бюджету»
ЗАДАНИЕ №39. Каким образом сделать так, чтобы пользователь видел планируемые платежи только по своему ЦФО?
Решение «БИТ: Казначейство и Бюджетирование»
разработано на базе продукта «1С:Бухгалтерия 8» предназначено для повышения эффективности планирования и контроля финансовых средств и денежных потоков.
Эта разработка предназначена для среднего и крупного бизнеса, фирм и предприятий любой отрасли, имеющих сложноструктурированные денежные потоки, в том числе по инвестиционной деятельности, значительное число казначейских операций, требующих оптимизации и контроля со стороны Генерального директора, Финансового директора, Главного казначея, Главного бухгалтера, Начальника планово-экономического отдела и других руководителей финансовых служб.
Преимуществом решения является не только его богатый функционал, но и учет психологии пользователя: интерфейс формы ввода бюджета максимально приближен к Microsoft Office Excel, что позволяет минимизировать трудности привыкания пользователей к новому продукту и существенно уменьшает затраты на заполнение документа. Данная концепция обеспечивает быстрый перевод планирования с MS Excel на новое решение.
С помощью автоматизации на базе «БИТ: Казначейство и Бюджетирование» существенно повышается эффективность бизнес - процессов:
Решение «БИТ: Казначейство и Бюджетирование» является первым решением специализированной программной линейки «БИТ.ФИНАНС». Вы можете выбрать наиболее подходящее решение для вашей компании используя таблицу сравнительных характеристик продуктов, при этом имеется возможность дальнейшего апгрейда на более функциональные продукты, например, начать с использования «БИТ: Казначейство и Бюджетирование», а после перейти к внедрению «БИТ: Казначейство и Бюджетирование. ПРОФ». При этом вы даже не заметите перехода, т.к. продукты являются полностью наследуемыми.
Функция |
КИБ.СТАНДАРТ |
КИБ. ПРОФ |
ЦЕНА, рублей |
50 000 |
95 000 |
Подсистема "Управление денежными средствами (Казначейство)" |
|
|
Заявки на расходование и поступление денежных средств | ||
Контроль лимитов по бюджету в заявках | ||
Реестры платежей по договору | ||
Автоматическое формирование платежных документов | ||
Платежный календарь и План-фактный анализ | ||
Хранение сканированных копий счетов, договоров и актов | ||
Подсистема "Бюджетирование" |
|
|
| ||
| ||
| ||
Подсистема «Учет договоров» |
|
|
Хранение дополнительной информации по договору | ||
Автоматическое формирование графика платежей и поступлений ДС | ||
Настройка правил согласования и визирования любых документов | ||
Анализ данных |
|
|
Универсальный отчет по произвольным источникам данных |
| |
Универсальный отчет приближенный к MS Excel |
| |
Детализация информации |
|
|
Механизм «Назначение дополнительных управленческих аналитик документов» | ||
Механизм «Планирование и анализ по произвольным аналитикам» | ||
Сервисные механизмы |
|
|
Универсальный импорт справочников и документов из MS Excel | ||
Интерактивная система настройки прав доступа пользователей | ||
Реестр замечаний (Service-Desk) |
Зависит от количества лицензий на платформу 1С
Программный продукт «БИТ: Казначейство и Бюджетирование» не является самостоятельной программой, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.1" и продукта «1С:Бухгалтерия 8».
Описание функциональных возможностей
Подсистема "Управление денежными средствами (Казначейство)"системы БИТ.Финанс позволяет:
В результате использования подсистемы «Казначейство» Вы сможете:
Оперативное планирование
На основании согласованного списка Заявок Казначейство формирует реестр платежей на каждый день и АВТОМАТИЧЕСКИ формирует платежные документы.
Подсистема «Бюджетирование» в линейке решений БИТ.Финанс позволяет решать такие задачи бюджетирования, как:
Неограниченное количество бюджетов
Система позволяет вводить любое количество бюджетов разных видов, включая бюджет движения денежных средств (БДДС или Cash flow), бюджет доходов и расходов (БДР или P&L) и бюджет по балансовому листу (ББЛ или Balance sheet). Набор и структуру бюджетов пользователь может разрабатывать самостоятельно.
Ввод бюджетов осуществляется через «Форму ввода бюджетов» - универсальный конструктор ввода с удобным интерфейсом, максимально приближенным к Excel. Бюджеты вводятся в разрезе: ЦФО, Статей, Проектов, Контрагентов, Договоров, Номенклатуры и Номенлатурных групп, расчетных счетов.
Формирование Бюджета движения денежных средств (БДДС)
Удобная табличная форма ввода данных по бюджету как в «Excel» упростит работу Ваших сотрудников в программе и минимизирует время на их обучение по работе с программой.
Наличие возможности расшифровывать каждое значение таблицы данных по бюджету позволит Вам указать, что включает в себя каждая цифра бюджета с расшифровкой вплоть до контрагента, договора, проекта, номенклатуры товара.
Наличие механизма согласования и утверждения бюджетов позволит персонализировать ответственность менеджеров компании за составление бюджетов и установить контроль за процедурой составления и утверждения бюджетов.
Гибкий механизм настройки формы ввода данных по бюджетам ЦФО позволит формировать для различных ЦФО бюджеты в различных разрезах (по статьям расходов, по контрагентам, по договору контрагента, по проектам), позволяя формировать для каждого ЦФО индивидуальный бюджет.
Возможность планирования по разным бюджетным периодам (месяц, квартал, год и т.д.) позволит Вам формировать несколько вариантов бюджетов - долгосрочные и краткосрочные.
Наличие функции установки автоматического контроля за исполнением бюджета гарантирует исполнение платежной дисциплины и позволит избежать манипулирования со стороны отдельных сотрудников.
Возможность при установке контроля исполнения бюджета выбрать один или несколько контролируемых показателей позволит изменять степень контроля от минимального до аксимально возможного.
Программа позволяет автоматически корректировать плановые данные бюджетов с учетом свершившегося факта, то есть переносить неизрасходованные суммы средств в завершившемся периоде (согласно утвержденного бюджета) на оставшиеся плановые периоды. Это позволит Вам исключить возможные ошибки при ручной актуализации бюджетов.
Наличие гибкого механизма настройки отчетов позволит Вам формировать отчеты в различных разрезах планирования, а также сохранять несколько вариантов настройки бюджетов.
Управленческий учёт - это комплекс мер длявыявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной информации (показателей, данных) для принятия решений, по деятельности организации, а также показателей для управленцев организации (внутренних пользователей - руководителей). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком положении сейчас организация , как и куда необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Естественно управленческий учет необходимо контролировать, опираясь на быстро меняющиеся события в жизни, и в политире, своевременно корректировать направление ресурсов компании на актуальные цели. Большую заинтересованность управленческий учет приобретает сейчас, во время сложной экономической ситуации, ситуации санкций.
В состав продуктов входит*.