Справочник Графики работы предназначен для создания и хранения графиков учета рабочего времени, используемых на предприятии, и служит для задания нормы рабочего времени. Графиков может быть неограниченное количество, поскольку они создаются пользователем самостоятельно.
Доступ к справочнику осуществляется по пути Справочники – Предприятие – Графики работы .
Для работы с элементами справочника в списке графиков используется стандартный набор механизмов (кнопки Добавить, Добавить копированием, Изменить, Пометить на удаление).
Графиков работы в справочнике должно быть создано столько, сколько используется на предприятии, включая и сокращенные. Для создания нового графика воспользуйтесь кнопкой Добавить .
В появившейся форме необходимо задать Наименование графика и нажат кнопку Заполнить график.
В открывшемся Помощнике необходимо выбрать способ заполнения - по шаблону или Настроить вручную . Если график заполняется по шаблону, то необходимо указать День начала отсчета периодичности графика и нажать кнопку Далее .
В конфигурации предусмотрено использование графиков работы 4-х типов:
Привязка графика к тому или иному типу облегчает его заполнение.
Тип графика – выбирается из списка с помощью кнопки [...]
Часов в неделю – указывается общее количество рабочих часов в неделю для любого типа графика.
Суммированный учет времени – устанавливается признак, что для работников по данному графику при расчете оплаты больничных или отпускных будет использоваться среднечасовый заработок.
Вести учет ночных часов и Вести учет вечерних часов – необходимо отметить, если график требует учета данного вида времени.
Учитывать праздничные дни – если отмечен данный чек-бокс, то при заполнении календаря по данному графику
Неполное рабочее время – при установленном признаке неполного рабочего времени можно выбрать тип времени для данного графика: Неполный рабочий день или Сокращенная рабочая неделя. Кроме того, для случая графика с неполным рабочим временем, в поле График полного времени, который в таком случае используется:
В качестве планового (нормативного) объёма рабочего времени, исходя из которого определяется дневной (часовой) заработок при оплате по месячной тарифной ставке;
При расчете среднего заработка исходя из начислений (премий) учитываемых пропорционально;
При расчете предела среднедневного заработка, с которого удерживаются взносы делится на норму дней из отдельного (полного) графика).
Расписание работы – это поле заполняется для пяти- и шестидневных графиков работы автоматически исходя из значения поля Часов в неделю. По умолчание начало рабочего времени – 9 часов, перерыв 1час с 13-00 до 14-00. При необходимости время начала, количество перерывов (и их продолжительность) можно подкорректировать.
В полях начало дневных/вечерних/ночных часов необходимо указать время начала соответствующих часов (если предварительно в Параметрах графика выбран их учёт)
Смены – это поле заполняется в случае использования сменных графиков работы. В табличной части для каждого периода времени с помощью кнопки Добавить (вызывается нажатием правой кнопки мыши)создается запись с указанием название смены (выбирается из справочника Смены, в котором же указывается и время начала и окончания смен).
Смены заполняются на каждые день цикла. Для указания не рабочего дня создается новая запись, указывается номер дня в цикле смен, но не заполняется поле Смена. Кроме того, для сменного графика необходимо указать Дату отсчета, с которой будет начинаться заполнение сменных циклов.
Стандартно учет отработанного и, что важнее, не отработанного времени в системе программ "1С:Предприятие 8" ведется по методу отклонений: все рабочее время работника, предусмотренное его графиком работы, считается отработанным, если для него не введены данные об отклонениях от графика. Однако такая система может вызвать определенные неудобства в случае сменной работы предприятия, если графики работы не всегда могут быть точно определены в начале расчетного периода. В этой статье А.В. Ярвельян, ЗАО "Си Дата" подробно рассмотрит механизмы, позволяющие такие ситуации учесть.
Графики работы
Смены
Рис. 1
Затем в справочнике Графики работы Смена
Рис. 2
Таким образом, в разделе Смены
Дата отсчета
Календарь формы графика работы.
Таблица 1
|
Работник |
01.01.09 |
02.01.09 |
03.01.09 |
04.01.09 |
05.01.09 |
06.01.09 |
|
Охранник 1 |
||||||
|
Охранник 2 |
||||||
|
Охранник 3 |
||||||
|
Охранник 4 |
||||||
|
Охранник 5 |
||||||
|
Охранник 6 |
Дата отчета
Рис. 3
При отражении в программе факта приема на работу, в документе Прием на работу в организацию указывается график работы каждого вновь принятого работника. При назначении работнику графика в программе обязательно нужно указывать тот график, в котором календарное распределение рабочих смен в разделе Календарь совпадает с фактическим расписанием работы сотрудника.
Таким образом, расписание работы определено для работника с момента приема на работу и при отсутствии каких-либо кадровых изменений может не изменяться вплоть до увольнения. Это очень удобно для служащих, преимущественно работающих по пятидневке. Однако, говоря о сменном режиме работы, можно сказать, что в реальности практически невозможно указать работнику расписание работы, которому он неукоснительно следовал бы продолжительное время. И речь сейчас не о том, что работник обязательно нарушит определенный графиком порядок рабочих смен, уйдя в отпуск или заболев. Речь о том, что изменяющиеся производственные процессы предприятия, дефицит или избыток ресурсов, а также простой человеческий фактор станут причиной перераспределения рабочего времени работников.
Трудовым законодательством определено, что при устройстве на работу каждый работник предприятия ставится в известность относительно условий предстоящей работы. Одним из таких условий является режим работы, то есть график. График работы может быть произвольным, но учитывающим требования законодательства, в частности, главу 16 ТК РФ. Согласно статье 100 ТК РФ режим рабочего времени должен определять:
Для описания режимов работы в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" используется справочник Графики работы . Параметры каждого графика позволяют определить все указанные выше особенности режима работы, который он описывает, а также указать дополнительные сведения, впоследствии использующиеся для расчета начислений. Например, в графике указывается время начала вечерних, ночных и дневных часов, эти сведения используются впоследствии для расчета сумм надбавок за работу в вечернее и ночное время.
Для пятидневной и шестидневной рабочей недели в графике указывается расписание работы по дням недели (см. рис. 1). Для сменного графика (с плавающими выходными днями) схема расписания работы немного сложнее: в отдельном справочнике Смены описываются все смены работы предприятия, для каждой смены указывается время начала и окончания работы и время перерывов; затем из этих смен составляется расписание работы. При этом вместо дней недели, которые для данной схемы работы смысла не имеют, используется просто порядковый номер дня в расписании.
Рис. 1
Например, расписание работы охранника состоит из шести дней: в первый день он работает в дневную смену, второй день - в вечернюю, третий день - в ночную, а затем три дня отдыхает, и так далее. Для того, чтобы данные о таком графике работы внести в программу, в справочнике Смены необходимо будет создать 3 элемента, соответствующие каждой смене работы. В дневную смену работа начинается в 8 утра и заканчивается в 16 часов, вечерняя смена продолжается с 16 до 24 и ночная смена - с полуночи до 8 утра.
Затем в справочнике Графики работы в новом элементе помимо прочих параметров графика в разделе Смены вводятся данные о последовательности смен в расписании с указанием порядкового номера дня. Выходные дни также включаются в расписание - в строках, соответствующих выходным колонка Смена остается незаполненной (см. рис. 2).
Рис. 2
Следует помнить, что ТК РФ запрещает работу в течение двух смен подряд. Однако, в программе в графике работы для одного и того же дня можно ввести несколько строк в расписании и, соответственно, несколько рабочих смен.
Эта возможность предусмотрена для таких случаев, когда для внутренних целей учета рабочие смены разбиваются на несколько частей, при этом в совокупности продолжительность всего рабочего времени работника в течение дня не превышает установленных законодательством норм.
Таким образом, в разделе Смены графика работы охраны из рассматриваемого примера должно быть шесть строк: три для рабочих смен и три - для выходных.
Особое значение имеет параметр Дата отсчета - эта дата определяет точку отсчета, момент, который "свяжет" абстрактное расписание работы с реальным календарем. Дата отсчета - это календарная дата первого дня расписания, вне зависимости от того, рабочий он или выходной.
Визуально схему работы по данному графику (связь рабочих смен с календарем) представляет раздел Календарь формы графика работы.
Следует иметь ввиду, что при сменном режиме работы предприятия в течение суток на каждом рабочем месте посменно может работать несколько работников. Например, служба охраны предприятия, образованная 1 января 2009 года, состоит из 6 охранников, работающих в три смены, как было показано в предыдущем примере. Схема их работы в привязке к календарным дням представлена в таблице 1.
Таблица 1
|
Работник |
01.01.09 |
02.01.09 |
03.01.09 |
04.01.09 |
05.01.09 |
06.01.09 |
|
Охранник 1 |
||||||
|
Охранник 2 |
||||||
|
Охранник 3 |
||||||
|
Охранник 4 |
||||||
|
Охранник 5 |
||||||
|
Охранник 6 |
где У - утренняя смена, Д - дневная, В - вечерняя, вых. - выходной день.
Для того, чтобы такую схему отобразить в программе, необходимо создать шесть схожих графиков работы охранников (описанных в предыдущем примере), различающихся только порядком смен в расписании.
Возможен также вариант, при котором для всех шести графиков работы порядок смен будет одинаков, а графики будут различаться параметром Дата отчета : для охранника 1 дата отсчета будет равна 01.01.2009, для охранника 2 - 27.12.2008, для охранника 3 - 28.12.2008 и т. д. (см. рис. 3).
Рис. 3
Обязательным условием корректной работы такой схемы является, чтобы дата отсчета, указанная во всех графиках была меньше, чем возможная дата начала работы предприятия по таким режимам; в противном случае работникам, начавшим работу до даты отсчета графика, невозможно будет начислить зарплату.
Самый простой для регистрации в информационной системе случай изменения расписания - перевод работника на другой постоянный режим работы. Например, в связи с изменением режима работы магазина больше нет необходимости охранять его в ночную смену, в этом случае рабочее время всех работников, занимающих должности охранников, должно быть перераспределено.
Факт такого изменения расписания отражается в программе с помощью документа Кадровое перемещение работников организации , как и любое другое изменение условий труда.
Сложнее обработать в информационной системе ситуацию, когда графики работы меняются часто или когда расписание работы сотрудника не представляет собой заранее определенный цикл смен. Например, режим работы котельной неразрывно связан с производственными планами предприятия: в то время, когда производственные мощности не используются, в котельной достаточно одного дежурного, а во время интенсивной работы предприятия в котельной обязательно должны присутствовать работники определенных квалификаций. Следует ли говорить, что расписания работы работников котельной могут не поддаваться никакой алгоритмизации, особенно если производственные планы предприятия зависят, например, от внешних заказов? В этом случае также вполне вероятна ситуация, что производственные планы предприятия на ближайший месяц, а соответственно и графики работы сотрудников котельной, утверждаются незадолго до начала расчетного периода, а информация о таких графиках доходит до отдела кадров и расчетного отдела и того позже.
Для разрешения таких ситуаций в программе предусмотрен документ . Этот документ во многом аналогичен привычному табелю, однако он предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. В этом документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок - на момент составления индивидуального графика информации о них еще может не быть. Документ отражает те же сведения, что и раздел Календарь в графике работы: количество дневных, ночных и вечерних часов рабочего времени для каждого работника и для всех дней месяца. Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков работы избежать необходимости создавать множество кадровых приказов о перемещении.
Документ работает в двух режимах: ввод времени по каждому дню периода и сводный ввод времени в целом за период. Первый режим работы документа позволяет для каждого работника ввести на следующий месяц предполагаемое количество дневных, ночных и вечерних часов в разрезе каждого рабочего дня. Таким способом можно, например, зарегистрировать планируемые замещения на время отпусков или командировок работников. Ввод данных по каждому дню периода с точки зрения механизмов программы полностью аналогичен кадровому приказу на изменение графика работы сотрудника.
Если на предприятии вообще или для данного работника в частности не введено понятие ночных или вечерних часов, в документе реализована возможность скрыть ненужные строки, предназначенные для отображения информации о вечерних и ночных часах. Для этой цели предназначены кнопки Ночные и Вечерние на командной панели табличной части документа в режиме ввода данных по каждому дню периода (см. рис. 4). При сводном режиме ввода данных для каждого работника указывается количество отработанных дней и часов за месяц в целом, в том числе вечерних и ночных. Такой способ формирования документа проще, чем альтернативный (по дням), однако он может усложнить другую работу, связанную, например, с расчетом оплаты неявок. Если для работника введен сводный индивидуальный график, программа не может автоматически рассчитать количество оплачиваемых дней и часов неявки, и, соответственно, не сможет определить размер оплаты. В этом случае сумму оплаты и время неявки придется рассчитывать вручную. Также сложности могут возникнуть при расчете заработной платы: система автоматически не сможет определить периоды вытеснения, если в расчетном периоде для работника были зарегистрированы неявки, и, соответственно, не учтет введенные ранее данные о неотработанном времени. Из документа может быть распечатан табель учета рабочего времени по форме Т-13.
Табель может быть распечатан только в случае, когда данные документа введены не сводно, а по каждому дню.
В табель учета рабочего времени выводится информация, введенная не только документом Ввод индивидуальных графиков работы организации , но всеми документами-отклонениями для данного работника в указанном расчетном периоде.
Рис. 4
На одного работника может быть введен только один документ Ввод индивидуальных графиков работы в течение расчетного периода.
Документ предназначен для того, чтобы перед расчетом зарплаты ввести или откорректировать данные об отклонениях, введенные в течение расчетного периода.
Документ предоставляет возможность указывать вид неявки в соответствии с классификатором использования рабочего времени.
Данные в табель, также как и в предыдущий рассмотренный документ, могут быть введены сводно или по дням периода. Если данные вводятся сводно, для каждого вида рабочего времени в табличной части документа можно отобразить колонку, в которой указывается информация о количестве дней и часов неявки. Настройка видимости колонок таблицы производится по кнопке Изменить состав колонок на командной панели таблицы, одновременно в строке может быть использовано не более шести видов времени.
Документ может быть автоматически заполнен данными о рабочем времени работников, при этом в табличной части будут отображены все рабочие дни работника в соответствии с введенным ранее индивидуальным графиком работы, а если его нет - в соответствии с графиком работы, а также все неявки и доплаты работника, сведения о которых уже введены в программу (см. рис. 5).
Рис. 5
При редактировании табеля со сводным способом ввода времени необходимо помнить, что при вводе данных о времени неявок время явки автоматически не пересчитывается. Таким образом, если пользователь в табеле ввел для работника информацию о двухдневном отпуске без сохранения заработной платы, но не уменьшил количество дней явки, зарплата работнику будет рассчитана исходя из данных о полностью отработанном месяце.
Документ со способом ввода времени по дням периода предоставляет пользователю таблицу, в которой для каждого дня расчетного периода можно ввести одно или несколько обозначений рабочего времени с указанием количества часов этого времени. Виды времени обозначаются с помощью буквенных кодов, определенных в справочнике Классификатор использования рабочего времени . Если в один день необходимо ввести несколько видов использования рабочего времени, можно ввести несколько буквенных обозначений с отработанными часами, например: "Я-6, Н-2".
При вводе времени по дням периода, табель (см. рис. 6) может быть оформлен как на полный месяц, так и на его часть: первую или вторую половину месяца; произвольный период внутри месяца. При сводном вводе данных документ может быть оформлен только на полный месяц.
Рис. 6
Обязательно нужно иметь в виду, что, несмотря на возможность редактирования отработанного времени и неявок с помощью табеля, расчет сумм оплаты неявок и размеров дополнительных начислений ведется специальными первичными документами системы. Например, ввод в табеле информации о двухдневной командировке работника не обеспечит автоматического расчета суммы оплаты по среднему заработку. Для расчета оплаты командировки обязательно должен быть введен документ Оплата по среднему заработку . Информация о неявках, введенная в табель, будет влиять только на расчет оплаты отработанного времени.
Для оплаты работы в ночное и вечернее время, кроме графика, индивидуального графика или табеля необходимо, чтобы для данного работника был оформлен документ Ввод сведений о плановых начислениях работников организации с указанием размера оплаты для вечерних и ночных часов. Расчет сумм оплаты производится документом Начисление зарплаты работникам организации .
В табеле есть возможность указывать виды времени, классифицируемые как отработанное время сверх нормы - сверхурочные часы или время работы в праздники. Следует обратить внимание, что без оформления соответствующих первичных документов оплата переработок в программе не регистрируется, даже если время переработок отражено в документе Ввод табелей учета рабочего времени . Это объясняется тем, что переработки оплачиваются отдельно от основного заработка, и их наличие, в отличие от неявок, никак не влияет на расчет.
Следствием такого алгоритма является и то, что при выводе на печать из документа формы Т-13, сведения об отработанных сверхурочных часах или работе в праздничные дни в печатной форме не отразятся до тех пор, пока в программу не будут введены документы Оплата сверхурочных часов или Оплата работы в праздники и выходные . Напомним, что при печати из документа форма табеля Т-13 заполняется данными об отработанном времени и неявках работников по итогам всех введенных ранее первичных документов и документов-отклонений, а не только по данным табеля. Также важно помнить, что форма Т-13 может быть распечатана из документа только при вводе времени по дням периода, из "сводного" табеля форму Т-13 распечатать нельзя.
В любой момент расчетного периода может быть сформирован отчет Табель учета рабочего времени Т-13 . Форма Т-13 заполняется данными графиков работы сотрудника, индивидуальных графиков и табелей, первичных документов, документов-отклонений, введенных в программу на момент формирования отчета.
Рассмотрим, где в 1С ЗУП 8.3 найти и как заполнить табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.
Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть зависит от фактически отработанного времени.
В программе учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:
Когда создается приказ о , необходимо произвести настройку графика работы - в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:
В разделе «Учет времени» (меню «Зарплата») можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.
Табель рабочего времени в 1С не заполняется в следующих случаях:
Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:
Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу и настройке табеля в 1С 8.3 ЗУП.
Табель учета в 1С ЗУП находится в меню «Зарплата», далее в разделе «Учет времени» перейти по ссылке «Табели» к списку табелей.
В списке нажмем кнопку «Создать». Откроется окно создания нового документа:
Ежегодно производственный календарь утверждается постановлением правительства. Данным постановлением так же при необходимости переносятся праздничные дни.
В программе заполнение производственного календаря обязательно, так как в противном случае система не сможет корректно выполнять множество своих функций. При попытке воспользоваться функционалом, где требуется наличие заполненного производственного календаря, программа будет выдавать ошибку. График работы используется при начислениях сотрудникам, ведении штатного расписания, для расчета рабочих и банковских дней и во многих других действиях.
В нашей статье мы покажем на примере заполнение производственного календаря в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0. Механизм типовой и является универсальным для большинства конфигураций и версий платформ. По нему в 1С заполняется график работы сотрудников.
Где найти производственный календарь в 1С 8.3? Зайдите в меню «Все функции», если оно у вас доступно. В противном случае вашей учетной записи может не хватать всех прав, либо данное меню не включено в настройках (в главном меню: Параметры — Сервис).
В открывшемся окне перейдите к справочникам и откройте «Производственные календари».
Перед вами откроется список созданных ранее графиков работы. По умолчанию у нас уже есть один с названием «Российская Федерация». Мы откроем именно его. Данный календарь является общегосударственным, заполняется на основании действующего законодательства и хранит данные сразу за несколько лет.
В открывшейся форме укажите год, на который вы ходите заполнить производственный календарь в 1С. В нашем случае это 2017 год.
Изначально наш календарь не был заполнен. Об этом свидетельствует то, что все даты обозначены красным цветом. Для автоматического заполнения календаря нажмите на соответствующую кнопку.
На текущий год автозаполнение календаря производится из утвержденных сведений о рабочих днях, праздниках и переносах праздничных дней, на будущие годы — согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.
Заполненный по умолчанию производственный календарь будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. В правой части отображаются переносы дней.
Иногда на предприятиях утверждаются собственные производственные календари и переносы праздничных дней. Ниже описано, как это можно сделать в 1С.
Для того чтобы изменить какой-либо день, выберите его и нажмите на кнопку «Изменить день». После этого перед вами откроется выпадающий список, где можно будет выбрать новый вид.
Для переноса дня так же выберите его в календаре и нажмите на одноименную кнопку. Перед вами откроется форма, в которой необходимо указать на какой день будет осуществлен перенос, после чего нажать на кнопку «ОК».
"Зарплата", 2010, N 11
График работы - основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда. В статье мы расскажем о составлении графиков с учетом требований трудового законодательства, а также о порядке действий и настройках, необходимых для корректного планирования рабочего времени в программных продуктах 1С.
При составлении графиков работы следует принимать во внимание множество факторов: время суток, состояние здоровья работника, его семейные обстоятельства, права на льготы и т.д. Поэтому прежде чем перейти к составлению графика работы с помощью программы 1С, напомним, какие нормы необходимо при этом учесть.
Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).
Трудовое законодательство устанавливает четкие ограничения продолжительности рабочего времени для различных категорий работников.
Примечание. Работник имеет право знать
Работник должен располагать информацией о режиме работы, времени начала и окончания рабочего дня (смены). Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса при приеме на работу работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его будущей трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся графики работы. Так, например, график сменности должен быть обнародован за месяц до начала применения, при вахтовом методе организации труда - за два месяца.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).
Таблица 1
| Категории работников | Продолжительность рабочего времени в неделю | Норма Трудового кодекса |
|
| 1 | 2 | 3 | |
| До 16 лет | Не более 24 часов | Часть 1 ст. 92 | |
| От 16 до 18 лет | Не более 35 часов | Часть 1 ст. 92 | |
| Инвалиды I или II группы | Не более 35 часов | Часть 1 ст. 92 | |
| Занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда | Не более 36 часов | Часть 1 ст. 92 | |
| Учащиеся образовательных учреждений, работающие в течение учебного года в свободное от учебы время | до 16 лет | Не более 12 часов | Часть 2 ст. 92 |
| от 16 до 18 лет | Не более 17,5 часа | Часть 2 ст. 92 | |
| Женщины, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | Не более 36 часов | Статья 320 | |
| Студенты вузов и средних специальных учебных заведений заочной и очно-заочной (вечерней) форм обучения за 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта или сдачи государственных экзаменов (по желанию) | Рабочая неделя сокращается на 7 часов | Часть 4 ст. 173 и ч. 4 ст. 174 |
|
| Студенты вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений в период учебного года | Рабочая неделя сокращается на рабочий день или на соответствующее количество рабочих часов | Часть 3 ст. 176 | |
| Педагоги | Не более 36 часов | Часть 1 ст. 333 | |
| Медицинские работники | Не более 39 часов | Часть 1 ст. 350 |
Еженедельный непрерывный отдых работника не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).
Нормальная продолжительность ежедневной смены. При 40-часовой рабочей неделе ежедневная продолжительность рабочей смены, как правило, составляет восемь часов.
Сокращенная продолжительность рабочей смены. Для некоторых категорий работников трудовое законодательство ограничивает продолжительность ежедневной работы. Это установлено ст. 94 Трудового кодекса. Их перечень приведен в табл. 2 на с. 93.
Таблица 2
Сокращение рабочей смены на один час. В некоторых случаях продолжительность рабочей смены должна быть уменьшена на один час.
Например , когда рабочая смена непосредственно предшествует нерабочему праздничному дню (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если праздник выпадает на понедельник, рабочий день в пятницу не сокращается.
Также рабочая смена сокращается на 1 час, когда приходится на ночное время с 22.00 до 6.00 (ч. 2 ст. 96 ТК РФ).
Продолжительность ночной рабочей смены не уменьшается для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего дня, и для тех, кого приняли специально для ночной работы.
При составлении графика сменности придется учесть, что к работе в ночное время не допускаются (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):
Для планирования ночных смен в некоторых случаях понадобится письменное согласие работника и справка о том, что ночная работа не запрещена по медицинским показаниям. Такое условие касается (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):
Перерывы для отдыха и питания. В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).
Перерывы для кормления ребенка. Работницам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, не реже чем через каждые три часа предоставляются, помимо перерыва для отдыха и питания, дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) продолжительностью не менее 30 минут каждый (ч. 1 ст. 258 ТК РФ). При наличии двух и более детей время перерыва увеличивается до одного часа.
По заявлению женщины перерывы для кормления ребенка могут быть:
Перерывы для кормления ребенка (детей) включаются в рабочее время (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).
Норма рабочего времени для совместителей. Совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Частью 1 ст. 284 Трудового кодекса установлены ограничения продолжительности ежедневной смены при работе по совместительству. Она не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). Это следует учитывать при составлении графика работы по совместительству.
Превышение ежедневной нормы продолжительности рабочего времени. В графике нельзя планировать сверхурочную работу, то есть работу, выполняемую по инициативе работодателя, за пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени. Ее продолжительность не может превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).
Если на вашем производстве не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма продолжительности рабочего времени, следует ввести суммированный учет. При суммированном учете работодатель обязан обеспечить соблюдение нормы рабочего времени не в течение рабочего дня (смены), недели, а в течение учетного периода. Учетный период может составлять месяц, квартал, любой отрезок времени не больше года (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для определенной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается (ч. 2 ст. 104 ТК РФ). Например , учетный период - квартал. С 1 октября по 31 декабря 2010 г. женщины, трудящиеся на Крайнем Севере, должны в общей сложности отработать 466 часов.
Время исполнения трудовых обязанностей устанавливается для каждого работника до начала работы. В какой форме его следует ознакомить с расписанием? Очевидно, что ответ зависит от периодичности изменения режима работы.
Составить график для тех, кто трудится пять рабочих дней в неделю (40 рабочих часов), не представляет никакой сложности. Он может быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, например следующей записью: "На предприятии устанавливается пятидневная рабочая неделя с еженедельной продолжительностью работы 40 часов. Работа осуществляется с 9.00 до 18.00 ежедневно по рабочим дням с перерывом на обед с 13.00 до 14.00". Схожей записью, но уже в трудовом договоре можно зафиксировать стабильный график для льготных категорий работников, например для инвалидов или несовершеннолетних, у которых работа также осуществляется по стабильному расписанию, но в сокращенном режиме. Напомним, что отклонение от установленного внутренним трудовым распорядком режима работы должно быть обязательно отражено в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При сменной работе, вахтовом методе организации труда и во всех случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени, режим работы и отдыха нельзя классифицировать как стабильный.
Повторы в расписании работы возможны, но они носят не систематический, а случайный характер. Угадать, на какой день или смену выпадет работа, невозможно.
Особый способ организации работ обязывает работодателя заранее составлять четкие графики работы. Так, при многосменном режиме точный график работы должен быть обнародован за месяц до начала работы (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). При вахтовом методе организации работ познакомить сотрудника с графиком нужно не позднее чем за два месяца до его введения (ч. 1 ст. 301 ТК РФ). При этом невозможно обойтись записью в правилах внутреннего распорядка или в трудовом договоре. Нужно составлять полноценный график в виде таблицы.
Рассмотрим содержание графика в виде таблицы.
Структура графика. Как правило, одна таблица охватывает один календарный месяц работы одного подразделения, участка, бригады и т.д. В вертикальных графах указываются числа календарного месяца, в строках - фамилии работников. При многосменке график удобно составлять, объединяя в одном блоке (на одном листе) тех работников, которые сменяют друг друга в течение одних суток от смены к смене, в следующем блоке (листе) - следующую группу сменщиков. На пересечении граф и строк проставляется количество часов, которые предстоит отработать сотруднику в этот день. Как вариант - интервал работы, то есть указывается время начала смены или время начала и окончания.
Итоги. Удобно, когда количество часов и интервал работы дополняют друг друга. График в этом случае может быть использован и для планирования рабочего времени, и для контроля соблюдения норм труда. Поскольку получаемая в итоге суммирования ежесменных часов работы величина ("Итого" по горизонтали) образует плановое количество рабочих часов одного работника за месяц. Сумма итогов по всем месяцам учетного периода не должна превышать установленную норму рабочего времени.
Сумма по вертикали при смене работников в течение суток составляет 24 часа. Тут возможны только два исключения - в дни перевода стрелок часов на летнее и зимнее время <1>.
<1> Подробнее об учете и оплате лишнего часа работы при переходе на зимнее время читайте на с. 46. - Примеч. ред.
Эта закономерность позволяет обнаруживать неточности, допускаемые подчас при ручном составлении графиков: иногда получается, что сумма работы всех сменщиков за сутки больше или меньше 24. Значит, график составлен неправильно. Исключить подобные неточности вы сможете, воспользовавшись программными средствами составления графиков работы, которые предлагает вам 1С.
Методический материал подготовлен М. Еропкиным и О. Леоновой, специалистами отдела по автоматизации кадрового учета и заработной платы компании "Микротест".
Программные возможности автоматизировать учет и планирование рабочего времени сотрудников по различным рабочим графикам предоставляют конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" и "1С:Управление Производственным Предприятием 8" <2>. Рассмотрим последовательность действий при автоматизированном составлении графиков работы в программах 1С.
<2> На момент подписания номера также актуальны такие версии конфигураций, как "Зарплата и Управление персоналом", редакция 2.5 (2.5.27) и "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 (1.2.33). - Примеч. ред.
Планирование рабочего времени в программных продуктах 1С предполагает выполнение ряда последовательных действий.
Рассмотрим все необходимые действия более детально.
Для корректного учета рабочего времени сотрудников необходимо ежегодно заполнять производственный календарь. Сведения о государственных праздниках, выходных и предпраздничных днях вносятся вручную на основании постановлений Правительства РФ о переносе выходных дней в предстоящем году. После внесения этих сведений вы можете распечатать и проверить правильность заполнения по сводным данным о количестве рабочих и праздничных дней/часов в месяце. Итак, что именно нужно сделать? Ниже приведена последовательность действий по заполнению производственного календаря на предстоящий год, а также вид рабочего окна (рис. 1 - не приводится).
Рисунок 1 Рисунок не приводится. Ввод шаблонов графиков, применяемых в компании
Программа позволяет вводить различные шаблоны рабочих графиков (рис. 2 - не приводится):
Рисунок 2 Рисунок не приводится.
Количество графиков, которые можно зарегистрировать в программе, неограниченно. Ниже приведена последовательность действий по введению нового шаблона (рис. 3 - не приводится).
Рисунок 3 Рисунок не приводится. Настройка и заполнение графиков
Для настройки графика работы воспользуйтесь сервисом "Помощник заполнения графика" (рис. 4 - не приводится). Программа предлагает вам два варианта действий: настройку по имеющемуся шаблону и настройку вручную.
Рисунок 4 Рисунок не приводится.
Настройка по шаблону. Помощник предложит вам заполнить график на основании одного из предопределенных шаблонов:
Обратите внимание: при создании графика по шаблону "Пятидневка 40 часов" или "Шестидневка 40 часов" учитываются праздничные дни, в остальных шаблонах праздничные дни не учитываются.
После заполнения по шаблону при необходимости можно откорректировать заполненный график вручную.
Настройка вручную. В случае если вам требуется ввести более сложные графики, чем предложенные в шаблонах, при запуске сервиса "Помощник заполнения графика" выберите способ заполнения графика "Настроить вручную" (рис. 5 - не приводится).
Рисунок 5 Рисунок не приводится.
Рассмотрим возможности настроек параметров графика вручную (рис. 6 - не приводится).
Рисунок 6 Рисунок не приводится.
Для отражения сменного режима работы выберите тип графика "Сменный".
В случае выбора типа графика "Календарные дни" данные о рабочем времени будут заполнены исходя из того, что рабочими являются все дни в году.
Установка флажка также влияет на расчет некоторых начислений. Например , "Оплата по среднему заработку" при оплате командировок и в других случаях (кроме отпуска), предусмотренных трудовым законодательством, в этом случае будет использовать среднечасовой заработок, а не среднедневной.
4, 5. Флажки "Вести учет ночных часов" и "Вести учет вечерних часов" устанавливаются, когда в графике необходимо предусмотреть ночные и/или вечерние часы.
Количество ночных и вечерних часов в сутки определяется по расписанию графика.
Для типов графиков "Пятидневка", "Шестидневка" и "Календарные дни" в предпраздничный день рабочее время уменьшается на час.
Для сменных графиков предпраздничные дни не сокращаются.
Если сотрудникам, работающим по данному графику, планируется назначать тарифную ставку исходя из графика полного рабочего времени, то необходимо выбрать способ расчета нормы времени "По другому графику" и график полного рабочего времени.
После того как вы укажете все необходимые данные, переходите к следующему этапу ввода информации, нажав кнопку "Далее".
В зависимости от выбранного в п. 1 типа графика открывается определенная форма настройки расписания.
Если выбран тип графика "Сменный", выводится форма настройки сменности для описания цикличности сменной работы (рис. 7 - не приводится).
Рисунок 7 Рисунок не приводится.
Для графиков "Пятидневка", "Шестидневка" или "Календарные дни" выводится форма для отражения часов по дням недели (рис. 8 - не приводится).
Рисунок 8 Рисунок не приводится.
Если указана необходимость учета ночных и вечерних часов, то система предложит заполнить расширенную форму расписания (рис. 9 - не приводится).
Рисунок 9 Рисунок не приводится.
После того как вы внесли необходимые параметры, нажмите кнопку "Заполнить". После автоматического заполнения графика при необходимости вы можете скорректировать его вручную (рис. 10 - не приводится).
Рисунок 10 Рисунок не приводится. Назначение графиков работы сотрудникам
Графики работы необходимо назначить сотрудникам в момент приема на работу или в момент кадровых перемещений при помощи соответствующих кадровых документов системы (рис. 11 - не приводится).
Рисунок 11 Рисунок не приводится.
При расчете заработной платы программа автоматически рассчитывает рабочее время по назначенному графику (рис. 12 - не приводится).
Рисунок 12 Рисунок не приводится.
О.С.Овчинникова
Заместитель главного редактора
журнала "Зарплата"
